Mis à jour par le Conseil d’administration du 23 juin 2021

Conformément à l’article 18 des statuts, le Conseil d’administration a adopté le présent règlement intérieur.

• Article 1 – COMITÉS TECHNIQUES

Chaque Comité technique est composé de trois membres titulaires et d’un membre suppléant désignés par le Conseil d’administration parmi ses membres et de trois membres titulaires et d’un membre suppléant désignés par la Direction générale de l’assureur.

Le Comité technique ne peut se réunir valablement que si deux membres, titulaire ou suppléant, représentants de l’association sont présents.

Les représentants de l’association participant au Comité technique rendent compte des travaux du Comité technique au Conseil d’administration de l’association. La Direction générale de l’assureur assiste à cette réunion aux fins d’apporter toutes les précisions techniques qui seraient demandées par les membres du Conseil d’administration.

Le Comité technique se réunit aussi souvent qu’il s’avère nécessaire et au moins une fois par semestre sur convocation du Président de l’association ou à la demande du représentant légal de l’assureur.

La convocation doit être adressée aux membres par tous moyens, huit jours avant la date de réunion du Comité technique et, en cas d’urgence, sans délai.

La réunion peut se tenir en tout lieu précisé dans l’avis de convocation y compris, en cas de nécessité, par visioconférence ou télécommunication selon les modalités précisées dans le règlement intérieur.

Les membres du Comité technique nomment un Président pour une durée de trois ans. Les membres du Comité technique désignent un Secrétaire de séance, membre ou non du Comité technique. En cas d’absence du Président, les membres du Comité technique désignent un Président de séance.

Le Président organise et dirige les travaux du Comité technique. Il veille à ce que les membres représentants de l’association et que les membres représentants de l’assureur participent aux échanges et que chacun s’exprime.

A l’issue de chaque réunion, le Secrétaire de séance rédige un procès-verbal qui sera signé par un représentant de l’association et un représentant de l’assureur, membres du Comité technique.

• Article 2 – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION OU DES COMITES TECHNIQUES

a) Participation aux réunions par des moyens de visioconférence ou de télécommunication

Sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs ou membres des comités techniques qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication dont la nature et les modalités d’application permettent de garantir l’identification et la participation effective des membres à la réunion du conseil.

Les moyens de télécommunication doivent au moins transmettre la voix des participants et doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ainsi, les délibérations sont retransmises de façon continue afin d’empêcher une retransmission partielle ou par séquence.

En cas de dysfonctionnement du système de visioconférence ou de télécommunication constaté par le Président du conseil d’administration, le Président du Comité Technique ou le Président de séance, le conseil d’administration ou les comités techniques peuvent valablement délibérer et/ou se poursuivre avec les autres membres dès lors que les conditions de quorum sont satisfaites.

Un membre du conseil d’administration ou des comités techniques participant par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication qui ne pourrait plus être réputé présent en raison d’un dysfonctionnement peut alors donner mandat de représentation à un autre membre participant à la réunion sous réserve de porter ce mandat à la connaissance du Président. Il peut également communiquer un mandat de représentation par anticipation en stipulant qu’il ne deviendra effectif qu’en cas de dysfonctionnement du système ne lui permettant plus d’être réputé présent.

Le registre de présence doit mentionner le nom des administrateurs/membres des comités techniques ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

En cas de recours à des moyens de visioconférence ou de télécommunication, le procès-verbal doit indiquer le nom des administrateurs/membres des comités techniques ayant participé à la réunion grâce à ces procédés.

En cas d’incident technique lié à l’utilisation de ces procédés, le procès-verbal doit en faire état lorsqu’il a perturbé le déroulement de la séance.

b) consultation écrite

En cas d’urgence ou de toutes autres circonstances empêchant le conseil d’administration ou les comités techniques de se réunir, leurs membres peuvent être consultés par écrit par le Président du conseil d’administration, ou le cas échéant le Vice-Président, ou par le Président du Comité Technique. L’auteur de la consultation leur adresse le texte de la ou des décisions par lettre ordinaire, télécopie ou courriel.

Les administrateurs ou membres des comités techniques disposent d’un délai maximal de trois (3) jours ouvrés à compter de la date d’émission des projets de décision(s) pour émettre leur vote par écrit.

Le vote est formulé pour chaque décision, par les mots « oui » ou « non ». La réponse dûment datée et signée par chaque membre est adressée à la personne ayant pris l’initiative de la consultation, par télécopie ou par tout autre moyen à l’adresse indiquée lors de l’envoi.

• Article 3 – ASSEMBLEE GENERALE

a) Election d’administrateurs

Tous les candidats à un poste d’administrateur en application de l’article 8 des statuts, y compris les candidats sortants, feront parvenir au Président de l’Association au plus tard le 31 décembre précédant l’assemblée générale un formulaire d’acte de candidature auquel seront joints une lettre de motivation et un curriculum vitae.

Lorsque l’assemblée générale est appelée à désigner des administrateurs au sein du collège des « autres candidats » (autres que ceux présentés par les membres fondateurs ou membres qualifiés), un avis sera publié sur le site internet de l’association au plus tard le 30 septembre de l’année précédente en vue d’en informer les Adhérents et de rappeler la date de dépôt des candidatures.

Seules les candidatures conformes et reçues en vue de l’élection à venir pourront être présentées.

Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de sièges à pourvoir, l’élection se déroule au scrutin plurinominal majoritaire à un tour : le résultat est acquis quel que soit le pourcentage des suffrages exprimés obtenu par les candidats arrivés en tête ; la majorité relative suffit pour être élu. Le conseil d’administration déterminera par avance le ou les critère(s) propre(s) à départager d’éventuels candidats ex-aequo.

Si dans un collège ou sous-collège déterminé, le nombre de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, l’élection peut être réalisée par le vote de résolutions proposant la nomination de chaque candidat.

Les autres modalités d’organisation des élections sont arrêtées par le conseil d’administration ou par le Président sur délégation du conseil.

b) Résolutions présentées à l’assemblée générale

En cas de communication d’un projet de résolutions par des Adhérents conformément au Code des assurances, ce projet, pour être pris en compte, doit être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention du Président du conseil d’administration dans les délais légaux, accompagné de la liste des adhérents ayant pris cette initiative et du justificatif permettant d’établir leur qualité d’adhérent.

c) Pouvoirs

Tous les pouvoirs adressés en application de l’article 13 des statuts devront, pour être valables, être reçus à l’adresse postale ou internet indiquée dans la convocation ou être présentés au siège, au moins cinq (5) jours ouvrés avant la réunion de l’Assemblée générale.

Les pouvoirs donnés pour l’exercice des droits de vote à l’Assemblée générale s’appliquent tant au vote des résolutions qu’au vote des élections. Néanmoins, les pouvoirs en blanc ne peuvent être exercés que pour le vote des résolutions.

d) Vote à distance

En cas de décision du conseil d’administration de permettre les votes à distance, par correspondance ou par voie électronique, un bulletin de vote est mis à disposition des Adhérents par tous moyens.

Le vote à distance est possible tant pour le vote des résolutions que pour l’élection d’administrateurs.

En cas de défaut de vote sur une des résolutions proposées ou dans l’hypothèse où le sens du vote sur une des résolutions proposées n’a pas été indiqué clairement, l’Adhérent est considéré comme s’étant abstenu pour le vote de la résolution considérée.

Tout Adhérent n’ayant pas transmis son vote à l’adresse (postale ou électronique) et avant la date indiquée n’est pas pris en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.

• Article 4 – MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur peut être modifié par le conseil d’administration à la majorité des membres présents ou représentés.

• Article 5 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR ET STATUTS DE L’ASSOCIATION

En aucun cas, le présent règlement intérieur n’est dérogatoire aux statuts ou ne doit être interprété de telle sorte qu’il soit compris comme étant dérogatoire aux statuts de l’association.

Le Président de l’Association

M. Jean FLEURY