Le règlement intérieur

Conformément à l’article 18 des statuts, le Conseil d’administration a adopté le présent règlement intérieur.

Article 1 – COMITÉS TECHNIQUES

Chaque Comité technique est composé de trois membres titulaires et d’un membre suppléant désignés par le Conseil d’administration parmi ses membres et de trois membres titulaires et d’un membre suppléant désignés par la Direction générale de l’assureur.

Le Comité technique ne peut se réunir valablement que si deux membres, titulaire ou suppléant, représentants de l’association sont présents.

Les représentants de l’association participant au Comité technique rendent compte des travaux du Comité technique au Conseil d’administration de l’association. La Direction générale de l’assureur assiste à cette réunion aux fins d’apporter toutes les précisions techniques qui seraient demandées par les membres du Conseil d’administration.

Le Comité technique se réunit aussi souvent qu'il s'avère nécessaire et au moins une fois par semestre sur convocation du Président de l’association ou à la demande du représentant légal de l’assureur.

La convocation doit être adressée aux membres par tous moyens, huit jours avant la date de réunion du Comité technique et, en cas d’urgence, sans délai.

La réunion peut se tenir en tout lieu précisé dans l’avis de convocation y compris, en cas de nécessité, par visioconférence ou télécommunication selon les modalités précisées dans le règlement intérieur.

Les membres du Comité technique nomment un Président pour une durée de trois ans. Les membres du Comité technique désignent un Secrétaire de séance, membre ou non du Comité technique. En cas d’absence du Président, les membres du Comité technique désignent un Président de séance.

Le Président organise et dirige les travaux du Comité technique. Il veille à ce que les membres représentants de l’association et que les membres représentants de l’assureur participent aux échanges et que chacun s’exprime.

A l’issue de chaque réunion, le Secrétaire de séance rédige un procès-verbal qui sera signé par un représentant de l’association et un représentant de l’assureur, membres du Comité technique.

Article 2 - PARTICIPATION AUX RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION OU DES COMITES TECHNIQUES PAR DES MOYENS DE VISIOCONFÉRENCE OU DE TÉLÉCOMMUNICATION

Sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs ou membres des comités techniques qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication dont la nature et les modalités d’application permettent de garantir l’identification et la participation effective des membres à la réunion du conseil.

Les moyens de télécommunication doivent au moins transmettre la voix des participants et doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ainsi, les délibérations sont retransmises de façon continue afin d’empêcher une retransmission partielle ou par séquence.

En cas de dysfonctionnement du système de visioconférence ou de télécommunication constaté par le Président du conseil d’administration, le Président du Comité Technique ou le Président de séance, le conseil d’administration ou les comités techniques peuvent valablement délibérer et/ou se poursuivre avec les autres membres dès lors que les conditions de quorum sont satisfaites.

Un membre du conseil d’administration ou des comités techniques participant par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication qui ne pourrait plus être réputé présent en raison d’un dysfonctionnement peut alors donner mandat de représentation à un autre membre participant à la réunion sous réserve de porter ce mandat à la connaissance du Président. Il peut également communiquer un mandat de représentation par anticipation en stipulant qu’il ne deviendra effectif qu’en cas de dysfonctionnement du système ne lui permettant plus d’être réputé présent.

La participation par visioconférence ou par moyens de télécommunication n’est cependant pas admise lorsque la réunion du conseil d’administration a pour objet la vérification et le contrôle des comptes annuels, accompagnés du rapport de gestion y afférent.

Cette exclusion porte uniquement sur la prise en compte des participants à distance dans le quorum et la majorité et non sur la possibilité pour ces derniers de participer à la réunion et de donner leur avis à titre consultatif.

Le registre de présence doit mentionner le nom des administrateurs/membres des comités techniques ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

En cas de recours à des moyens de visioconférence ou de télécommunication, le procès-verbal doit indiquer le nom des administrateurs/membres des comités techniques ayant participé à la réunion grâce à ces procédés.

En cas d’incident technique lié à l’utilisation de ces procédés, le procès-verbal doit en faire état lorsqu’il a perturbé le déroulement de la séance.

Article 3 – MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur peut être modifié par le conseil d’administration à la majorité des membres présents ou représentés.

Article 4 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR ET STATUTS DE L’ASSOCIATION

En aucun cas, le présent règlement intérieur n’est dérogatoire aux statuts ou ne doit être interprété de telle sorte qu’il soit compris comme étant dérogatoire aux statuts de l’association.