La charte des administrateurs

Article 1 – Champ d’application

La présente Charte s’applique à tous les membres du conseil d’administration de l’ANS Vie-Covéa (ci-après « l’Association »).

Article 2 - Objet de la Charte

La présente Charte a pour objet d’informer tout membre du conseil des droits et devoirs ainsi que des responsabilités auxquelles il s’expose dans l’exercice de cette fonction.

Article 3 – Honorabilité et compétences

Tout membre du conseil et du bureau doit remplir des conditions d’honorabilité et disposer des qualifications nécessaires à l’exercice de sa mission ; il s’engage à pouvoir à tout moment, le cas échéant, en apporter une preuve suffisante.

A cet effet, tout candidat à un poste d’administrateur remet au Président de l’Association un dossier complété de ses informations personnelles et atteste de l'exactitude des renseignements fournis.

Chaque membre du conseil s’engage à tenir informé dans les plus brefs délais le Président de toute modification de sa situation personnelle et de tout fait de nature à affecter son mandat ou les conditions d’exercice de sa mission (changement d’adresse, condamnation pénale, civile ou administrative, perte de la qualité d’adhérent, nouveau mandat ou fonction…), au regard notamment des informations figurant dans le dossier remis lors de sa candidature.

Nul ne peut être membre du conseil d’administration ni, directement ou indirectement, administrer, diriger ou gérer à un titre quelconque l’Association, ni disposer du pouvoir de signer pour le compte de celle-ci s'il a fait l'objet de l'une des condamnations ou mesures visées à l’article L 322-2 du code des assurances. Le membre concerné s’engage alors, dans un tel cas, à démissionner de ses fonctions ; à défaut, il pourra faire l’objet d’une révocation par l’Assemblée Générale.

Article 4 – Respect de l’intérêt social et prévention des conflits d’intérêts

Tout membre du conseil doit agir dans l’intérêt de l’Association dans laquelle il exerce son mandat, avec loyauté, tant envers celle-ci qu’à l’égard des autres membres du conseil, et avec professionnalisme.

Il alerte le Président du conseil de tout élément lui paraissant de nature à affecter les intérêts de l’Association.

Tout membre du conseil s’efforce d’éviter tout conflit pouvant exister entre les intérêts moraux et matériels de l’Association et ses intérêts propres. Il informe le Président du conseil de tout fait de nature à générer un conflit d’intérêt avec l’Association. En cas de conflit d’intérêt avéré, il s’abstient de participer aux débats ainsi qu’à toute décision sur les matières concernées.

Dans ce cadre, tout candidat à un poste d’administrateur doit notamment tenir informé le Président du conseil :

  • des mandats ou fonctions qu’il exerce dans toute autre structure juridique, française ou étrangère (société, association, groupement …) ;
  • de toute participation significative qu’il a détenu, détient, ou viendrait à détenir ;
  • des intérêts directs ou indirects détenus dans un organisme d’assurance.

En fonction de ces informations, le Président du Conseil peut décider d’entendre le candidat pour obtenir des explications ou informations complémentaires ou rejeter la candidature au poste d’administrateur.

Par ailleurs, tout membre du conseil s’engage expressément à informer sans délai le Président du Conseil de tout changement dans les informations le concernant telles que mentionnées dans les articles 3 et 4 de la présente Charte.

En fonction des informations reçues au titre du présent article 4, le président peut saisir le conseil d’administration qui décide, s’il y a lieu, des mesures à prendre et qui peuvent notamment consister à :

  • proposer au membre concerné de démissionner,
  • demander au membre concerné de s’abstenir de participer à certaines délibérations et votes,
  • soumettre à l’Assemblée Générale la révocation du membre concerné.

L’organe délibérant pourra décider d’entendre préalablement le membre concerné si des explications ou des informations complémentaires lui paraissent utiles.

En toute hypothèse, le membre concerné ne participe pas à la discussion ni au vote relatif à sa situation.

En cas d’absence du membre concerné aux délibérations du conseil, la mesure prise devra lui être notifiée dans les meilleurs délais par le Président du conseil.

Article 5 – Respect des textes applicables – Responsabilités

Tout membre du conseil doit connaître et respecter :

  • les dispositions législatives et réglementaires relatives à sa fonction,
  • les règles propres à l’Association résultant de ses statuts et de son règlement intérieur, et veiller à titre personnel au respect de ces dispositions.

Il est responsable civilement et pénalement des actes de gestion conformément aux textes en vigueur.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de l’article L 141-7 du Code des assurances, le conseil d’administration de l’association est composé, pour plus de moitié, de membres ne détenant ou n’ayant détenu, au cours des deux années précédant leur désignation, aucun intérêt ni aucun mandat dans l’un des organismes d’assurance signataires du contrat d’assurance de groupe, et ne recevant et n’ayant reçu au cours de la même période aucune rétribution de la part de ces mêmes organismes.

Aussi, afin de pouvoir apprécier le respect ou non des dispositions de l’article L 141-7 du Code des assurances, tout candidat à un poste d’administrateur doit tenir informé le Président du conseil :

  • des mandats qu’il détient ou a détenu au cours des deux années précédant sa désignation dans l’un des organismes d’assurance signataires de contrats d’assurance de groupe,
  • des intérêts directs ou indirects qu’il détient ou qu’il a détenu au cours des deux années précédant sa désignation dans l’un des organismes d’assurance signataires de contrats d’assurance de groupe.

Tout membre du conseil s’engage expressément à informer sans délai le Président de tout changement dans ces informations.

Article 6 – Implication – Assiduité

Tout membre du conseil s’engage à :

  • consacrer à ses fonctions le temps et l’attention nécessaires,
  • assister avec assiduité aux réunions du conseil ainsi qu’à participer activement à ses travaux,
  • assister à toutes réunions des organes sociaux auxquelles il est convié,
  • à démissionner, s’il ne peut plus maintenir une assiduité suffisante.
Article 7 – Droit à l’information

Le Président du conseil s’assure que tout membre du conseil reçoive, dans un délai suffisant, les informations et les documents nécessaires lui permettant d’exercer pleinement sa mission.

Article 8 – Collégialité des décisions

Les travaux du conseil s’exercent dans un cadre collégial.

Tout membre du conseil s’engage à respecter le caractère solidaire des décisions prises.

Article 9 – Indépendance et droit d’expression

Tout membre du conseil veille à préserver en toute circonstance son indépendance d’analyse, de jugement et de décision.

S’il estime qu’une décision du conseil est contraire aux intérêts de l’Association, il exprime clairement son opposition. Il agit dans la plus grande transparence et exprime clairement ses interrogations et opinions.

En cas de désaccord, il s’assure que celui-ci soit expressément consigné aux procès-verbaux.

Article 10 – Efficacité des travaux du conseil

Tout membre du conseil participe aux travaux de celui-ci et formule toute recommandation lui paraissant de nature à en améliorer les modalités de fonctionnement.

Article 11 – Devoir de réserve – Confidentialité

Tout membre du conseil est tenu à une obligation de confidentialité sur le déroulement et le contenu des délibérations du conseil d’administration, et le cas échéant, des Comités auxquels il appartient.

Il s’interdit de divulguer et d’utiliser pour son profit personnel ou pour le profit de quiconque, y compris après la fin de son mandat, les informations privilégiées auxquelles il a accès, que celles-ci concernent l’Association elle-même ou toute autre entreprise avec laquelle des liens existent ou sont examinés.

Article 12 – Application de la Charte

S’agissant des principes essentiels au bon fonctionnement d’un conseil, tout membre veille à une bonne application de la présente Charte.

Dans le cas où un membre du conseil n’est plus en position d’exercer ses fonctions en conformité avec la Charte, soit de son propre fait, soit pour toute autre raison y compris tenant aux règles propres à l’Association où il exerce son mandat, il doit en informer le Président, rechercher les solutions permettant d’y remédier et, à défaut d’y parvenir, en tirer les conséquences personnelles quant à l’exercice de son mandat.