Mis à jour par le Conseil d’administration du 20 février 2025

Conformément à l’article 18 des statuts, le Conseil d’administration a adopté le présent règlement intérieur.

Article 1 – COMITÉ TECHNIQUE

Le Comité technique se réunit aussi souvent qu’il s’avère nécessaire et au moins une fois par semestre sur convocation du Président de l’association.

La convocation doit être adressée aux membres par tous moyens, huit jours avant la date de réunion du Comité technique et, en cas d’urgence, sans délai.

La réunion peut se tenir en tout lieu précisé dans l’avis de convocation y compris, en cas de nécessité, par visioconférence ou télécommunication selon les modalités précisées dans le règlement intérieur.

Tout administrateur peut donner pouvoir à un autre administrateur pour le représenter au Comité technique. Aucun administrateur ne peut cependant détenir plus d’un pouvoir.

La moitié au moins des administrateurs de l’Association doit être présente ou représentée.

Le Président du Conseil d’administration, ou le cas échéant le premier Vice-Président ou à défaut le second Vice-Président organise et dirige les travaux du Comité technique. Les membres du Comité technique désignent un Secrétaire de séance, membre ou non du Comité technique.

A l’issue de chaque réunion, un procès-verbal est établi et est signé par le Président de séance ainsi que par un directeur général d’un assureur présent au Comité.

Article 2 – RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION OU DU COMITÉ TECHNIQUE

a) Participation aux réunions par des moyens de visioconférence ou de télécommunication

Sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication dont la nature et les modalités d’application permettent de garantir l’identification et la participation effective des membres à la réunion.

En cas de dysfonctionnement du système de visioconférence ou de télécommunication constaté par le Président du Conseil d’administration, ou le Président de séance, le Conseil d’administration ou le Comité technique peut valablement délibérer et/ou se poursuivre avec les autres membres dès lors que les conditions de quorum sont satisfaites.

Un administrateur participant par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication qui ne pourrait plus être réputé présent en raison d’un dysfonctionnement peut alors donner mandat de représentation à un autre membre participant à la réunion sous réserve de porter ce mandat à la connaissance du Président. Il peut également communiquer un mandat de représentation par anticipation en stipulant qu’il ne deviendra effectif qu’en cas de dysfonctionnement du système ne lui permettant plus d’être réputé présent.

Le registre ou la feuille de présence doit mentionner le nom des membres ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

b) Consultation écrite

En cas d’urgence ou de toutes autres circonstances empêchant le Conseil d’administration de se réunir, leurs membres peuvent être consultés par écrit par le Président du Conseil d’administration, ou le cas échéant le premier Vice-Président ou à défaut le second Vice-Président. L’auteur de la consultation leur adresse le texte de la ou des décisions, notamment par lettre ordinaire ou courriel.
Les administrateurs disposent d’un délai maximal de trois (3) jours ouvrés à compter de la date d’émission des projets de décision(s) pour émettre leur vote par écrit.

Le vote est formulé pour chaque décision, par les mots « oui », « non » ou « abstention ». La réponse dûment datée et signée par chaque membre est adressée à la personne ayant pris l’initiative de la consultation par tout moyen indiqué lors de l’envoi.

Article 3 – ASSEMBLEE GENERALE

a) Election d’administrateurs

Tous les candidats à un poste d’administrateur en application de l’article 8 des statuts, y compris les candidats sortants, feront parvenir au Président de l’Association au plus tard le 31 décembre précédant l’Assemblée générale un formulaire d’acte de candidature auquel seront joints une lettre de motivation, sauf pour les administrateurs en renouvellement, et tout autre document ou élément précisé dans ledit formulaire. Celui-ci est à solliciter au siège social de l’Association.

Lorsque l’Assemblée générale est appelée à désigner des administrateurs au sein du collège des « autres candidats » (autres que ceux présentés par les membres fondateurs ou membres qualifiés), un avis sera publié sur le site internet de l’Association au plus tard le 30 septembre de l’année précédente en vue d’en informer les Adhérents et de rappeler la date de dépôt des candidatures.

Seules les candidatures conformes et reçues en vue de l’élection à venir pourront être présentées.

Aux fins de présentation de la candidature d’un adhérent, le Président s’assure, avant de la soumettre le cas échéant au Conseil d’administration, de sa compétence, ainsi que de son honorabilité. Plus largement, il s’assure que l’adhérent dispose des attributs nécessaires à l’exercice d’une fonction d’administrateur au regard notamment de la charte de déontologie de l’Association.

Le candidat sera informé par tout moyen de la présentation ou non de la candidature à l’Assemblée générale.

Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de sièges à pourvoir, l’élection se déroule au scrutin plurinominal majoritaire à un tour : le résultat est acquis quel que soit le pourcentage des suffrages exprimés obtenu par les candidats arrivés en tête ; la majorité relative suffit pour être élu. Le Conseil d’administration déterminera par avance le ou les critère(s) propre(s) à départager d’éventuels candidats ex-aequo.

Si dans un collège ou sous-collège déterminé, le nombre de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, l’élection peut être réalisée par le vote de résolutions proposant la nomination de chaque candidat.

Les autres modalités d’organisation des élections sont arrêtées par le Conseil d’administration ou par le Président sur délégation du Conseil.

b) Résolutions présentées à l’Assemblée générale

En cas de communication d’un projet de résolutions par des adhérents conformément au code des assurances, ce projet, pour être pris en compte, doit être adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention du Président du Conseil d’administration dans les délais légaux, accompagné de la liste des adhérents ayant pris cette initiative. Cette liste, signée par chacun d’eux, comprend leur nom, prénom, date et lieu de naissance. Elle comprend également, pour chaque adhérent signataire, le nom du contrat souscrit par l’Association et auquel la personne a adhéré, l’indication de l’assureur et le numéro d’adhésion à ce contrat.

Le Conseil d’administration est alors tenu de le soumettre à l’Assemblée générale la plus proche, sous réserve que le projet de résolution relève de sa compétence. Ne pourront être présentés à l’Assemblée générale que les projets de résolutions complets reçus 60 jours au moins avant la date fixée pour l’Assemblée générale.

c) Bulletin de présence et pouvoirs

Afin de permettre aux Adhérents de faire part de leur présence à l’Assemblée générale ou de donner pouvoir à un autre adhérent, un bulletin papier à leur nom et/ou un accès personnel à une plateforme Internet de réponse sont mis à leur disposition.
Une seule réponse peut être prise en compte. En cas de réponse reçue par voie postale et par Internet, cette dernière prime.

Tous les pouvoirs adressés en application de l’article 13 des statuts devront, pour être valables, être reçus dans la forme et à l’adresse postale ou internet indiquées dans la convocation ou être présentés au siège, au moins cinq (5) jours ouvrés avant la réunion de l’Assemblée générale ou le cas échéant avant la date indiquée dans la convocation.

Les pouvoirs donnés pour l’exercice des droits de vote à l’Assemblée générale s’appliquent tant au vote des résolutions qu’au vote des élections. Néanmoins, les pouvoirs en blanc ne peuvent être exercés que pour le vote des résolutions.

d) Vote à distance

En cas de décision du Conseil d’administration de permettre les votes à distance, par correspondance ou par voie électronique, un bulletin de vote est mis à disposition des Adhérents par tous moyens.

Le vote à distance est possible tant pour le vote des résolutions que pour l’élection d’administrateurs.

En cas de défaut de vote sur une des résolutions proposées ou dans l’hypothèse où le sens du vote sur une des résolutions proposées n’a pas été indiqué clairement, l’Adhérent est considéré comme s’étant abstenu pour le vote de la résolution considérée.

Tout Adhérent n’ayant pas transmis son vote à l’adresse (postale ou électronique) et avant la date indiquée n’est pas pris en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.

Article 4 – MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’administration à la majorité des membres présents ou représentés.

Le Président de l’Association

M. François HECKER